1、 需求分析
近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：
（一）傳統(tǒng)手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
（二）檔案存放次序較易被打亂，查找困難
（三）檔案種類龐雜，查閱耗時長
（四）檔案的盤點操作不科學，大多停留在檔案盒的盤點上
（五）對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負荷和成本。
鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID（無線射頻識別技術）技術的快速發(fā)展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式的性。
2、 將RFID技術應用于檔案管理的優(yōu)點
1、非接觸式數(shù)據(jù)采集
2、快速掃描，一次性數(shù)據(jù)處理量大
3、標簽信息容量大，使用壽命長
4、數(shù)據(jù)存取密碼保護,安全性高
5、抗污染性能強和耐久性
6、體積小型化、形狀多樣化
7、可重復使用,方便信息的更新
8、穿透性和無屏障閱讀
9、標簽具有EAS防盜功能
3、RFID檔案智能化庫房管理系統(tǒng)簡介
檔案管理部門在檔案管理過程中可以在三個方面來使用RFID技術。
1、實體檔案的統(tǒng)計
在檔案案卷中安裝錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息的RFID標簽，并通過無線網(wǎng)絡把這些信息傳送到服務器上，由專門管理軟件進行處理后形成數(shù)據(jù)庫。工作人員在統(tǒng)計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點系統(tǒng)，無需核對每一個案卷。
2、實體檔案的管理
通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實時的收集標簽信息，可對未經(jīng)出庫的檔案進行報警，對經(jīng)過的檔案出庫進行記錄和統(tǒng)計。
3、與數(shù)字檔案館項目的對應
標簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，通過檔案管理軟件檢索到需要調卷的檔案，庫房人員通過終端直接、準確的調檔。配合智能檔案架，實現(xiàn)檔案架自動打開。通過讀取標簽信息的門禁系統(tǒng)保證檔案不會被帶出檔案借閱室。
4、 系統(tǒng)基本組成
基于RFID智能化庫房管理系統(tǒng)由以下15個子系統(tǒng)組成：
基于RFID智能化庫房管理系統(tǒng)采用模塊化設計，在RFID智能管理全過程中檔案實體和檔案信息的每個流程管理，整個系統(tǒng)在一個平臺上展示和擴展，用戶可根據(jù)本單位實際功能需求，在系統(tǒng)中選擇需要的功能模塊。
5、 系統(tǒng)硬件構成示意圖
整個系統(tǒng)是由15個子系統(tǒng)構成，要求各個子系統(tǒng)具有良好的協(xié)調性及聯(lián)動性，能做到檔案大批量出入庫自動識別，非法出庫系統(tǒng)聯(lián)動報警，檔案智能盤點等功能。
系統(tǒng)各個區(qū)域硬件結構示意圖
1、檔案查詢利用大廳、庫房
5、 智能化庫房管理系統(tǒng)架構模塊
本系統(tǒng)架構模塊主要分為庫房三維地圖、檔案管理、檔案借閱、庫房管理和系統(tǒng)管理五個部分。系統(tǒng)架構模塊如下圖所示。
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